Saumatonta koko organisaation yhteistyötä pandemian aikana
Koronaviruspandemia aiheutti ennennäkemättömiä maailmanlaajuisia häiriöitä vuoden 2020 aikana. Cargotecin henkilöstöjohtaja Mikko Pelkonen sanoo, että selkeä viestintä ja pitkäaikaiset panostukset johtajuuteen sekä toiminta-alustojen kehittämiseen ovat luoneet kilpailuetua ja parantaneet yhtiön kestävyyttä kriisien edessä.
Koronaviruskriisin aikana Cargotec teki etenkin vuoden 2020 toisella neljänneksellä kiireellisiä ja merkittäviä ratkaisuja noin 12 500 työntekijän terveyden ja toimeentulon suojelemiseksi yli 300 paikassa 50 maassa. Vaikka meneillään olevan pandemian hoitaminen on edelleen valtava haaste monilla tasoilla, sen kuluessa on myös noussut esiin tarina yrityksestä, joka on vastannut onnistuneesti maailmanlaajuiseen mullistukseen.
Cargotecin henkilöstöjohtaja Mikko Pelkonen oli tiiviisti mukana tekemässä kriittisiä päätöksiä koko vuoden ajan.
”Meillä on toimintaa Kiinassa, ja aloitimme COVID-19-toimet, kun se oli havaittu vasta Wuhanissa. Silloin aloimme ennakoida mahdollisia tulevia käänteitä”, Pelkonen sanoo.
"Kun aloimme huomata vahvoja merkkejä siitä, että pandemia olisi syntymässä ja että kyseessä on laajempi kriisi, ryhdyimme Cargotecissa välittömästi tutkimaan eri vaihtoehtoja sen torjumiseksi."
Turvallisuus ensin, toimintamahdollisuuksia paikalliselle johdolle
Taudin puhkeamisesta lähtien ensisijainen tavoite Cargotecissa oli ihmisten turvallisuuden varmistaminen. Oli myös hyvin selvää, ettei kaikkea pystynyt hoitamaan Helsingin pääkonttorista.
Turvatoimien toteuttamiseksi mahdollisimman tehokkaalla tavalla keskityttiin jo varhaisessa vaiheessa luomaan paikallisjohdolle ja henkilöstöhallinnolle mahdollisuudet ymmärtää paikalliset olosuhteet ja tilanne. Tämä antaisi mahdollisuuden tehdä johtopäätöksiä ja toimintasuunnitelmia kansallisten hallitusten ja paikallisten terveysviranomaisten ohjeiden mukaisesti.
Pelkonen kertoo, että toiminnan piti olla paikallista, koska yhtälössä oli valtava määrä muuttujia.
”Monissa tapauksissa ohjeistukset vaihtelivat kaupungeittain, joten kaiken oli oltava mahdollisimman paikallista. Kyse oli enemmän yhteistyöstä ja mahdollistamisesta kuin valvonnasta. Emme yrittäneet saada aikaan yhtä globaalia ohjetta, jota olisi noudatettava kaikkialla, vaan loimme prosessin, jossa paikalliset työryhmät saivat oikeuden toimia paikallisten olosuhteiden mukaisesti. Se osoittautui oikeaksi toimintatavaksi", hän selvittää.
Yhtiö pyrki monin tavoin helpottamaan keskeisiä terveyteen liittyviä huolenaiheita. Maskit olivat tarjolla kaikille niille työntekijöille, jotka niitä tarvitsivat, ja käsidesipullot tuotiin jokaisen ulottuville. Lisäksi suunniteltiin ohjeistus toimistotilojen tehokkaasta käytöstä fyysisen etäisyyden säilyttämisen suositusten mukaisesti.
Taudin ensimmäiset viikot osoittautuivat sen vakavimmaksi vaiheeksi. Tuolloin Cargotec pystyi sulkemaan toimistoja ja siirtämään ihmisiä etätyöhön kaikkialla maailmassa. Näin työpaikalle tuleminen tai puuttuvat etätyöohjeistukset ja -käytännöt eivät vaarantaneet henkilöstöä ja heidän turvallisuuttaan. Nämä konkreettiset toimet tehtiin pääasiassa paikallistasolla, ja niitä toteutetaan edelleen paikallisesti.
Yhtenäisyys intensiivisen johtamistilanteen aikana
Cargotecin henkilöstöjohtoryhmän osalta asian tärkeys kasvoi entisestään, kun Maailman terveysjärjestö julisti COVID-19-taudin virallisesti pandemiaksi. Kehittyvästä kriisistä tuli nopeasti käytännönläheinen johtamistilanne sekä globaalista että liiketoiminnan näkökulmasta.
Mikko Pelkonen, Cargotecin henkilöstöjohtaja
”Oli tärkeätä, että pystyimme toimimaan yhdessä ja viestimään toimistamme. Samaan aikaan meidän oli yhdenmukaistettava toimintamme tavoitteet. Tässä olimme yksimielisiä, ja käärimme sitten vain hihat ja ryhdyimme töihin. Vallitsi yhtenäisyyden tunne siitä, että kaikki tiesivät, mitä oli tehtävä. Henkilöstöhallinto vei asiaa eteenpäin ja loi tekemisen mahdollisuudet, ja kaikki olivat mukana”, Pelkonen kertoo.
Väliaikaisten kustannussäästötoimien toteuttaminen
Toinen keskeinen tehtävä oli taloudellisen tilanteen hallitseminen. Cargotecin oli otettava käyttöön väliaikaisia säästötoimenpiteitä, mikä jälkikäteen ajatellen saatiin aikaan ennätyksellisen nopeasti. Pandemian aiheuttamien kielteisten taloudellisten vaikutusten lieventämiseksi oli tehtävä rohkeita päätöksiä. Henkilöstöhallinnon suorittamien laskelmien ja analyysin jälkeen 6 000 työntekijää siirtyi kahden viikon sisällä tekemään nelipäiväistä työviikkoa.
Pelkonen korostaa, että näiden toimenpiteiden aikaansaaminen vaati valtavaa viestinnällistä ponnistusta sekä laajoja neuvotteluja henkilöstön edustajien kanssa kaikissa Cargotecin toimipisteissä. ”Kriisin vaikutusten hillitsemiseksi suurin osa toimihenkilöistämme lomautettiin väliaikaisesti. Kun asiat alkoivat kesää kohti normalisoitua, työntekijät palasivat asteittain takaisin normaalin 5-päiväisen työviikon piiriin."
Yhteistyötä taloudellisen jatkuvuuden turvaamiseksi
Samaan tapaan noin 200 yhtiön johdon edustajaa, ml. toimitusjohtaja, sitoutuivat 20 prosentin palkanalennukseen määräämättömäksi ajaksi. Palkkojen korotukset keskeytettiin koko yhtiön laajuudelta, samoin kuin vuotuinen palkkakatsaus, jonka neuvottelukierrokset tavallisesti pidetään keväisin. Varojenkäytön hillitsemisen myötä Cargotec onnistui minimoimaan tai rajoittamaan pysyvien säästötoimien käyttöönottoa, myös sellaisten toimien, jotka olisivat johtaneet henkilöstömäärän vähentämiseen ja merkittäviin uudelleenjärjestelyihin.
“Tämä kertoo jotain yrityksen hengestä - kaikki tässä mukana olleet voivat olla ylpeitä omasta osuudestaan", Pelkonen sanoo.
Suoraa palautetta yrityksen olotilan selvittämiseksi
Henkilöstötiimin mielestä oli välttämätöntä, että läpi vuoden voitaisiin kuulla työntekijöiden rehellinen ja läpinäkyvä käsitys tilanteesta. Tätä varten yhtiö teki säännöllisiä henkilöstötutkimuksia organisaation mielentilan tarkistamiseksi.
"Pulse-tutkimus oli erittäin olennainen, mutta sen luoma kuva tilanteesta ei aina ollut ruusuinen. Huolen ja levottomuuden tunteet nousivat ymmärrettävästi esiin, mutta tutkimus auttoi myös tunnistamaan sellaisia asioita, joihin meidän oli kiinnitettävä erityistä huomiota”, Pelkonen myöntää.
Tietotekniikka mahdollisti globaalin toteutuksen ja paikallisen joustavuuden
Koko yrityksen kattava yhteistyö kuvasti Cargotecia niin suhteessa pandemiaan kuin kertomaan henkilöstöhallinnon työstä. Yrityksen viime vuosina tekemät IT-alustainvestoinnit oli keskeinen tekijä, joka teki yhdessä tekemisen mahdolliseksi. Tähän kuuluvat yhteinen Connect-viestintäalusta sekä sisäinen palvelukeskus Cargotec Business Service (CBS) , joka yhdistää tällä hetkellä noin 80 prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta työvoimasta.
”IT-infrastruktuurimme kesti kuormituksen todella hyvin, ja onnistuimme virtualisoimaan toimintamme nopeasti. Pystyimme hyödyntämään parhaat puolet CBS-alustan tehosta ja kyvystä ottaa eri asioita käyttöön globaalisti sekä paikallisten tiimien joustavuuden käsitellä tilannetta paikan päällä", sanoo Pelkonen.
Positiivinen käsitys epämiellyttävistä haasteista huolimatta
Cargotecin työntekijöiden sitoutuminen kasvoi lähes kuusi prosenttia vuoden 2020 aikana. Pelkosen näkökulmasta johtajuuden ja avoimen viestinnän yhdistelmä koko kriisin aikana oli avain.
"Se ei ollut miellyttävää, eikä kukaan pitänyt siitä, mutta poikkeukselliset ajat vaativat poikkeuksellisia ja toisia kunnioittavia toimenpiteitä."